התבקשתם להגיש ״העתק נוטריוני״ של תעודה או מסמך? לפני שמצלמים את הנייר או שולחים קובץ, כדאי לברר בדיוק מה הגוף המקבל דורש. אישור העתק, אישור תרגום ואפוסטיל הם פעולות שונות. הכנה נכונה מתחילה בזיהוי המסמך והדרישה, ולא בהזמנת חותמת כללית.
התשובה בקצרה: כשמבוקש אישור שההעתק מתאים למסמך המקורי, יש להציג לנוטריון את המקור לצורך השוואה. אם בידיכם סריקה בלבד, העתק קודם או מסמך שנוצר באופן מקוון, ציינו זאת מראש: אין להציגם כאילו הם מקור נייר. סוג המסמך שהוצג והאישור המתאים לו טעונים בדיקה.
מה מאשר העתק נוטריוני?
סעיף 12 לחוק הנוטריונים קובע כי אישור שהמסמך הוא העתק נכון מהמקור מותנה בהצגת המקור לנוטריון ובהשוואתם. ההבחנה המעשית היא בין התאמת ההעתק למסמך שהוצג לבין השאלה אם העובדות הרשומות במסמך נכונות. אל תסתמכו על אישור ההעתק כדי לפתור טעות בשם, בתאריך או בפרט מהותי; בקשו מהגורם שהנפיק את המסמך הנחיות לתיקון.
המונח ״נאמן למקור״ לבדו אינו מפרט בהכרח איזה אישור נדרש. מומלץ לבקש מהגוף המקבל את הדרישה המדויקת בכתב, לרבות זהות הגורם שרשאי לאשר והמסמכים שיש לצרף. אין להניח שכל צילום מאושר יתקבל בכל הליך.
מה מכינים לפני הפגישה?
- הדרישה המלאה: מכתב, הודעה או הנחיות הגשה מהגוף המבקש, כולל המדינה ומטרת השימוש. עדיף להעביר את הנוסח עצמו ולא רק תיאור בעל פה.
- המסמך בשלמותו: המקור וכל העמודים, הנספחים והצד האחורי כשיש בו רישום או חותמת. אל תסירו כריכה, חיבור או חותמות לקראת הפגישה בלי לברר.
- פרטי הפורמט: האם ההגשה בנייר או בקובץ, כמה העתקים התבקשו והאם יש נוסח מיוחד. אלה פרטים שכדאי לברר מראש, גם כשמדובר במסמך קצר.
- תעודה מזהה: הכינו תעודה מזהה ושאלו בעת התיאום אילו מסמכים נדרשים לצורך השירות המסוים.
- מועד ההגשה: ציינו אותו בתיאום, אך אל תניחו שהשלמת האישור הנוטריוני משלימה גם תרגום או אימות נוסף.
יש רק צילום או קובץ דיגיטלי: איך מתקדמים?
ספרו למשרד כיצד התקבל המסמך: קובץ ישירות מהרשות, צילום בטלפון, סריקה של נייר או העתק שאושר בעבר. מדריך משרד המשפטים לעריכת אישורים אלקטרוניים מבחין במפורש בין מקור, העתק מאושר, העתק אחר ומידע ממוחשב. לכן השאלה אינה רק אם התמונה ברורה, אלא מה הוצג ומה אפשר לאשר לגביו.
ההמלצה המעשית היא לשמור את הקובץ המקורי כפי שהתקבל ואת פרטי מקורו, ולברר אם דרוש מסמך אחר מהרשות המנפיקה. אל תשנו את הקובץ, תוסיפו חותמת גרפית או תמירו אותו לצילום מסך מתוך הנחה שהפעולה מקנה לו מעמד של מקור. שליחת סריקה לצורך בירור מקדים אינה הבטחה שאפשר להפיק על בסיסה את האישור שהתבקש.
האם צריך גם תרגום או אפוסטיל?
משרד המשפטים מפרסם טפסים נפרדים לאישור העתק ולאישור נכונות תרגום. אם הגוף המקבל דורש מסמך בשפה אחרת, בדקו איזו פעולה התבקשה; אישור ההעתק אינו כשלעצמו אישור נכונות של תרגום.
לשימוש בחו״ל ייתכן שנדרש גם אימות נוסף. הרשות השופטת מפרטת שירות לאימות חתימת נוטריון באפוסטיל או בתעודה שאינה על פי האמנה. יש לברר את המסלול לפי מדינת היעד וסוג המסמך. הסבר נפרד מופיע במדריך אפוסטיל למסמך נוטריוני ולתעודה ציבורית.
גם ״קובץ PDF״ אינו תיאור מספיק של אישור אלקטרוני תקף. משרד המשפטים מבהיר כי האישור האלקטרוני שבשירותו טעון חתימה אלקטרונית נוטריונית מאושרת; טיוטה ללא החתימה הנדרשת אינה אישור תקף. לפני הזמנת פורמט אלקטרוני כדאי לבדוק שהגוף המקבל מקבל אותו.
שאלות שכדאי לברר מראש
האם אפשר לקבל אישור בלי להציג את המקור?
כדי לאשר התאמה למקור בהתאם לסעיף 12, המקור צריך להיות מוצג ומושווה. אם הוא חסר, פנו לבירור האפשרויות בהתאם למסמך שבידיכם ולדרישת הגוף המקבל. אין להבטיח שאישור מסוג אחר ימלא את הדרישה.
האם צריך לאשר כל עמוד או רק את העמוד הראשון?
העבירו מראש את המסמך המלא ואת ההנחיות. אל תבחרו עמוד בודד מתוך מסמך רב־עמודים בלי לבדוק מה נדרש להגשה ומה אמור להיכלל באישור.
האם אפשר לתאם בירור כשעדיין לא יודעים איזה אישור צריך?
כן. התחילו מהדרישה שקיבלתם ומסוג המסמך שבידיכם. מטרת הבירור היא להגדיר את הפעולה המתאימה לפני הפקת אישור, ולהפנות שאלות פתוחות לגוף המקבל כשנדרשת הבהרה ממנו.
שירותי נוטריון בעכו ובירושלים
משרד קמרי את שבתאי שילוביצקי ושות׳ מעניק שירותי נוטריון במשרד הראשי בעכו ובסניף ירושלים, ומספק שירות משפטי בפריסה ארצית כמעט מלאה. לתיאום, ציינו את סוג המסמך, מקום ההגשה והאם ברשותכם מקור. אופן קבלת השירות והצגת המסמכים ייקבע בהתאם לפעולה הנדרשת.
מקורות רשמיים
- מאגר החקיקה הלאומי — חוק הנוטריונים, ובפרט סעיף 12.
- משרד המשפטים — מדריך לעריכת אישור אלקטרוני, טופס 6 וסוג המסמך שהוצג (PDF).
- משרד המשפטים — דוגמאות לטפסי אישורים נוטריוניים.
- משרד המשפטים — אישור נוטריוני אלקטרוני ואפוסטיל דיגיטלי.
- הרשות השופטת — תעודת אפוסטיל או תעודה שאינה על פי האמנה.
המידע נבדק ונערך ביום 28.10.2026. זהו מידע כללי ואינו תחליף לבדיקת המסמך, דרישות הגוף המקבל והדין החל במקרה המסוים.